发布 Kelly Sells Boston · 认识 Kelly Cui
要点
- 出租委托和日常物业管理是两种服务。各自包括什么、在哪里结束，看书面合同，不靠推测。
- Condo 协会按主契约、章程和规则办事，不会接手房东对租客的责任。
- 写清谁批准支出、额度多少、联系不上房东时找谁。审批额度不能拖延紧急处置。
- 押金在每个环节都和租金、运营资金分开，换管理方时也一样。
- 请了管理方，房东作为出租人的法定责任并不随之转移。
出租委托是一次性的，日常管理是持续的
出租委托可以约定挂牌准备、拍摄、看房、申请协调和签约等工作，实际范围及结束节点要看书面合同。确认服务是在签约、入住还是其他约定节点结束，到那时还有哪些事没办完。除非合同写明，出租委托不包括租期内的日常管理。
日常管理从入住后开始：接报修、安排维修人员、跟进租金到账、回答租客的日常问题。没有人书面承接这些工作，它们就仍由房东负责。签租约前定好租客从第一天起找谁，并书面告诉租客。
- 出租委托是在签约、入住还是其他节点结束
- 入住后头几周，租客找谁
- 两任租客之间房子空着时，谁负责照看
职责分工表
下表是房东同时委托出租代理和管理方、房子又在 condo 楼里时，一种常见的分工方式。它只是起点，不是规定：每项工作实际由谁做，看出租委托协议、管理合同和 condo 文件。合同没写的，按仍由房东负责处理。可以照着这张表，在每一行写上已经同意承担这件事的人。
| 事项 | 房东 | 出租代理 | 物业管理方 | Condo 协会 |
|---|---|---|---|---|
| 挂牌、拍照、带看 | 批准挂牌内容和挂牌租金 | 出租委托协议写明的，负责准备和执行 | 受托管理的，协调进门和房屋就绪 | 按楼宇文件规定带看和搬家的楼内规则 |
| 筛选和选定租客 | 做最终决定，书面授权他人的除外 | 按同一套书面标准收集并核实申请 | 合同包括时才负责 | 楼宇文件有规定的，可能要求提交租约副本或登记租客 |
| 签租约 | 本人签署，书面授权的除外 | 约定的，负责准备租约 | 约定时才负责 | 不是租约当事方 |
| 起租款项和押金 | 对押金账户、收据和利息负最终责任 | 约定的，经手法定允许的起租款项 | 约定的，管理押金，且与运营资金分开 | 不涉及 |
| 月租和账单 | 接收账单和款项 | 签约后通常不再负责 | 按合同代收租金并出账单 | 向房东收取物业费和专项分摊 |
| 单元内维修 | 承担维护义务；批准超出额度的维修 | 准备挂牌时记录可见的房况 | 受理报修，在额度内派维修人员 | 只负责 condo 文件划给协会的部分 |
| 公共部位和楼宇系统 | 报告问题；缴纳分摊费用 | 不涉及 | 向大楼管理方报告并跟进 | 按主契约和章程维护 |
| 紧急情况 | 保持保险有效；做重大决定 | 委托结束后不是紧急联系人，另有约定的除外 | 合同约定的，作为租客的第一联系人 | 全楼报警、总阀和公共结构 |
| 续租和通知 | 决定续租条件 | 另行委托时才负责 | 约定的，发送并记录通知 | 不涉及 |
Condo 协会负责的部分
Condo 要先看楼宇文件，核对单元与公共部分的界线、谁维修什么，以及授予大楼管理方的权限。不能凭外观判断某个看起来公用的系统是否由协会负责，也不能一概认为单元内的设备都与协会无关。协会的管理合同也不包括业主自己的租客沟通或租约管理。出租前该问协会哪些问题，见我们的 condo 出租专题。
楼宇问题影响出租时，定好由谁联系大楼管理方、提供情况并跟进。核实这栋楼实际适用的登记和搬家规定。记下联系人、对方要的材料、答复和尚未解决的事项，免得房东、单元管理方和协会都以为另一方已经处理。
- 大楼的搬入规定、电梯预约和公共设施使用规则
- 向大楼管理方提交工单的方式及其紧急电话
- 就影响本单元的公共部位问题发出的每份通知，都有书面记录
挂牌、带看和申请审核
房源推广之前，应有人实地走一遍，确认哪些设施能用、包括哪些：供暖、电器、卫浴设备、门窗、储物和车位。房源描述要平实，照片要是最新的。判断市场反应，看真实的咨询和带看，不看网页浏览量。
负责处理申请的一方，对所有申请人使用同一套书面标准，在申请人同意下收集申请表、信用报告和收入证明，然后向房东汇总。最终由房东决定并签署租约，书面授权他人的除外。能问什么、不能问什么，见我们的租客筛选专题。
- 挂牌前对供暖、照明、上下水和主要电器的功能检查
- 记录咨询、带看和反馈日期的台账
- 包括申请人授权、收入核实和推荐人资料的申请档案
租金、押金和月度账单
负责收租的一方，应按约定时间把钱转给房东，并出账单，写明收了多少、付了什么（附原始发票）、运营账户还剩多少。下表是一个简化的假设月份，没有列管理费，只用来说明各项怎么相加。
押金及其利息不进入这个算式。麻州把押金视为租客的钱：存放在麻州银行的独立计息账户，按法律出具收据、每年付息，不能用来付维修费，也不能和房东或管理方的钱混在一起。管理合同应写明这个账户由谁持有、收据由谁出具、租期结束时由谁准备结算。
| 项目（假设） | 金额 |
|---|---|
| 月初运营备用金 | 2,000 美元 |
| 本月实收租金 | + 3,500 美元 |
| 已付经批准的维修（附发票） | 减 450 美元 |
| 转给房东 | 减 3,000 美元 |
| 月末运营余额 | 2,050 美元 |
| 押金及利息 | 存放在独立押金账户，不进入本账单 |
报修、审批额度和紧急情况
合同应写清谁接报修、谁取报价、谁批准费用。房东给管理方设审批额度的，写明额度覆盖什么，超出时怎么批准，通常是邮件或管理系统里确认。有审批额度，或者房东还没回复，都不能免除让房子符合州卫生法规的义务，也不能成为拖延紧急处置的理由。
涉及电气、燃气、给排水或供暖的工作，找合适的专业人员，核对这项工作所需的执照、许可和约定的保险安排。不要让没有相应资质的人拆改系统。
有人身危险时，先保安全，审批放后面。闻到燃气味，所有人立即离开楼房，到室外再拨 911 和燃气公司。不要留在里面找漏点、开关电器或重启设备。天冷时停暖或严重漏水，立即联系合适的应急部门或维修工种，再告知房东。
- 报修登记：接报时间、租客描述、照片和轻重缓急
- 单次维修的审批额度，以及超出时的批准途径
- 每个维修方的执照、保险证明和分项发票
- 每次紧急处置的过程和费用记录
人在外地或跨时区：审批联系表
消息随时乱发，决定就会慢。约定好主要联络渠道和备用渠道、房东回复日常问题的时间，以及事情等不了时能在当地处理的人。把下表第二栏填好，发给上面分工表里的每一方。
房产在 Boston、业主住在麻州以外的，市里的出租登记要求提供一位 Boston 地区的紧急联系人。人在国外怎么管房，见我们的海外业主专题。
| 项目 | 填写内容 |
|---|---|
| 日常维修额度 | 单次金额，以及覆盖哪些事项 |
| 超额审批 | 谁批准、通过什么渠道、预计多久回复 |
| 紧急联系顺序 | 第一联系人、当地备用联系人、再到房东，附电话 |
| 大楼管理方 | 名称、工单提交方式和紧急电话 |
| 押金账户 | 银行、账户持有人、由谁出具收据和年度说明 |
| 保险 | 保险公司、保单联系人，以及何时报案或报告空置 |
| 专业顾问 | 处理管理范围以外事务的律师和税务顾问 |
续租、通知和记录
续租、调租和退租都取决于租约里的日期，所以要有人负责盯日历。约定由谁、在什么时候问租客是否续租，由谁书面记录答复，退房时由谁收转寄地址。签好的租约、每份补充条款和每份正式通知，都放在房东随时能打开的同一个档案里。
- 一份措辞中性的书面询问，问租客是否打算续租
- 从租约中摘出的续租和通知日期
- 一个档案，放签好的租约、补充条款和正式通知
合作结束时，以及始终留给房东的责任
出租代理或管理方退出时，要求书面交接：现行租约和补充条款、押金记录和账户信息、与租客的沟通记录、未完成的工单、维修方联系方式、钥匙和门禁卡，以及运营账户的对账。签一份列明交接物品的签收单。押金连同记录一起移交，并继续与运营资金分开。
工作可以委托，房东的法律地位不能委托。按麻州法律第 186 章第 14 条，房东不得干扰租客正常居住，不得切断依法应提供的水电等公用服务，也不得不经法院程序收回房子。不论由谁管理，都不能用换锁、断水电或扣着必要维修的方式逼租客搬走。合同纠纷、驱逐程序和报税，交给律师和会计师。
- 列明钥匙、门禁卡、租约文件和保修文件的签收单
- 运营账户、预收租金和未付账单的对账，押金账户单独列出
- 律师和税务顾问的联系方式
本文为麻州业主整理的一般信息，更新日期见上方，不构成法律或税务建议。具体由谁负责什么，取决于你签署的协议和 condo 文件。